Общая информация

Автоматизированная информационная система (АИС) «Проектное управление» – веб-ориентированный программный продукт для организации полного цикла управления проектами, программами и портфелями проектов, как в коммерческих организациях, так и в органах государственной власти и местного самоуправления.

Рост эффективности

рост эффективности проектов за счёт обеспечения команд проектов актуальной, полной и достоверной информацией

Улучшение взаимодействия

улучшение взаимодействия участников проектной деятельности

Мониторинг актуальных данных

упрощение мониторинга проектов путем сокращения временных затрат на подготовку и анализ данных

Прозрачность целей, методов и результатов

понимание участниками методологии, целей, результатов и содержания реализуемых или планируемых проектов и государственных программ

Нормативная база

Решение создано в соответствии с установленными в Российской Федерации стандартами в области проектного менеджмента и нормативными актами в сфере проектного управления:

• ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом»;
• ГОСТ Р 54871-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой»;
• ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов»;
• ГОСТ Р ИСО 21500-2014 «Руководство по управлению проектами»;
• распоряжение Минэкономразвития России № 26Р-АУ от 14 апреля 2014 г. «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти»;
• постановления Правительства Российской Федерации «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» № 1050 от 15 октября 2016 г.

Цели и задачи системы:

• повышение эффективности реализации проектов за счёт обеспечения команд проектов актуальной, полной и достоверной информацией;
• улучшение взаимодействия участников проектной деятельности;
• понимание участниками методологии, целей, результатов и содержания реализуемых или планируемых проектов и государственных программ;
• обеспечение участников проектной деятельности удобными средствами и инструментами управления проектом;
• уменьшение трудозатрат, сроков формирования отчётности по проектам и документации;
• упрощение мониторинга проектов путем сокращения временных затрат на подготовку и анализ данных;
• накопление и систематизация опыта в управлении проектной деятельностью.

1. Регистрация и обработка инициативных заявок:

• создание инициативных заявок (проектная инициатива или предложение) в интерфейсе АИС или во внешних информационных системах Заказчика;
• выбор типа проектной инициативы (проект, портфель, программа);
• рассмотрение инициативных заявок с возможностью маршрутизации;
• разграничение доступа к инициативным заявкам;
• организация архива отклоненных заявок, с возможностью восстановления и возврата на повторное рассмотрение;
• автоматическая регистрация проекта на основе одобренной инициативной заявки и присвоение карточке проекта регистрационного номера.

2. Инициация и формирование паспорта:

• структурирование информации в карточке проекта, портфеля, программы на основе данных из инициативной заявки (с соответствующим набором атрибутов и полей) в зависимости от типа проекта;
• использование гибкой ролевой модели при назначении пользователям прав и полномочий в проекте;
• поэтапное редактирование карточки (полей) паспорта проекта участниками, имеющими на это права;
• учет бюджета проекта в разрезе источников финансирования, статей и сроков;
• формирование команды проекта с указанием ролей (куратор, руководитель, администратор, оператор мониторинга, проектный офис, уполномоченные, исполнители работ, контролёры);
• создание, редактирование, настройка и удаление полей и характеристик проекта без программирования;
• форматно-логический контроль вводимых данных (запрет ввода значения не того типа; контроль корректности дат; логическая проверка вводимых сроков, финансовых показателей и прочих параметров проектов; задание значений поля по маске (email адреса, телефоны);
• моделирование жизненного цикла проекта с использованием встроенного редактора BPMN-процессов;
• управление файлами документов проекта;
• генерация по установленной форме и выгрузка из системы паспорта проекта в различных форматах;
• приостановка проекта или перевод на следующий этап приоритетных проектов и программ.

3. Планирование проекта:

• создание новой задачи или контрольной точки (КТ) с указанием необходимых атрибутов;
• создание календарного плана проекта и структурной декомпозиции задач, КТ проекта;
• визуализация иерархической структуры плана проекта на диаграмме Гантта;
• планирование проекта с помощью диаграммы Гантта:
  • поддержка четырех типов связей между задачами (окончание-начало, окончание-окончание, начало-окончание, начало-начало);
  • отображение или скрытие базового плана;
  • визуальная индикация процента завершения задач;
  • настройка масштаба сетевого графика.
• создание по установленной форме и выгрузка из системы плана управления проектом в различных форматах.

4. Управление изменениями:

• регистрация запроса на изменение данных проекта;
• создание и редактирование новых версий паспорта, плана управления проектом;
• внесение изменений путем формирования документа “Ведомость изменений”;
• удобное редактирование рабочего плана и паспорта проекта с индикацией изменённых записей;
• создание по установленному образцу и выгрузка из системы печатной формы ведомости изменений в различных форматах;
• согласование или отклонение ведомости изменений с ответственными должностными лицами.

5. Контроль над реализацией:

• индивидуальный календарь ближайших и просроченных задач пользователя;
• двухступенчатое завершение выполнения задач – прикрепление исполнителями файлов-отчётов о выполнении задач и их одобрение контролирующими должностными лицами;
• учет фактических дат завершения задач и отклонений от плановых сроков;
• возможность связи финансовых показателей проекта, программы, портфеля проектов с КТ, работой, мероприятием календарного плана проекта, программой, портфелем проектов;
• извещение пользователей по почте и СМС о событиях и негативных отклонениях в показателях;
• отслеживание фактических показателей исполнения бюджета проекта, программы и портфеля проектов;
• извещение пользователей через интерфейс Системы – в личных кабинетах;
• гибкая настройка извещений для категорий пользователей;
• автоматический перевод проекта на этап завершения после подтверждения всех его задач.

6. Завершение проекта:

• расчёт оценки успешности проекта;
• поддержка процедуры завершения проекта в несколько подэтапов (формирование и согласование итогового отчёта, проведение экспертной комиссии);
• сохранение накопленного опыта и извлечённых уроков;
• расчёт трудозатрат команды проекта и материального стимулирования;
• создание по установленному образцу и выгрузка из системы печатной формы итогового отчёта по проекту в различных форматах.

7. Ведение архива проектов:

• полный реестр завершённых проектов и их документов;
• хранение карточек завершённых или отправленных в архив проектов и программ;
• возможность ознакомления с лентой действий и перепиской, документами, прикрепленными к карточке проекта;
• поиск документов по различным параметрам;
• гибкая настройка прав доступа к архивным проектам в соответствии с политикой, принятой в организации.

8. Адаптация для разных методологий и маршрутных схем:

• настройка жизненного цикла проекта и маршрутных схем под любые требования;
• редактирование схемы жизненного цикла проекта и бизнес процессов (БП) с использованием нотации BPMN 2.0;
• настройка пользовательских операций для структурных подразделений и пользователей в зависимости от роли;
• создание шаблонов БП;
• отсутствие необходимости в программировании.

9. Информационные панели:

• формирование персонализированной главной страницы с актуальной для пользователя инфографикой;
• состав панелей определён ролями, в которые входит пользователь (панели руководителя, исполнителя задач проекта);
• детализация информации с панелей инфографики на главной странице.

10. Дизайнер отчётов:

• редактирование существующих и создание новых отчётных форм, предназначенных для получения в различных разрезах полной и исчерпывающей информации о процессах, связанных с проектной деятельностью;
• отсутствие необходимости в программировании;
• разграничение прав доступа;
• экспорт отчётов в различные форматы.

11. Интеграция и гибкая настройка:

• АИС «Проектное управление» обладает открытым API и предоставляет широкие возможности для интеграции с системами электронного документооборота, управления финансами, почтовыми службами, порталами государственных услуг и другими сервисами;
• данные и документацию, сопровождающие жизненный цикл проектного управления, можно выгружать в различные форматы;
• перечень мероприятий для календарного план-графика проекта можно экспортировать/импортировать в форматы MS Excel и MS Project;
• в АИС реализован конструктор, который позволяет создать типы данных, их атрибуты, соответствующие требуемым сущностям прикладной предметной области, и определить связи между различными типами данных.

Автоматизированная информационная система «Проектное управление», успешно применяется в проектной деятельности Правительства Белгородской области, Правительства Рязанской области, Белгородского государственного национального исследовательского университета, а также в других организациях. Она признана победителем II всероссийского конкурса проектов региональной информатизации «ПРОФ-IT 2014» в номинации «Системы для внутренней автоматизации/Системы автоматизации внутренних бизнес-процессов»

АИС «Проектное управление» по достоинству оценена компетентным жюри из 300 региональных экспертов и по праву стала лучшей среди систем автоматизации внутренних бизнес-процессов регионов России.

По итогам конкурса, сведения об АИС «Проектное управление» и её применении в правительстве Белгородской области включены в сборник «Лучшие практики региональной информатизации — 2014».

1. Правительство Белгородской области

Дата внедрения системы в эксплуатацию: 2013 г

Число пользователей: 17000

Зарегистрированных проектов: 8400

 

Белгородская область начала переход к проектной деятельности одной из первых среди регионов России. Именно здесь разработаны нормативные положения в сфере управления проектами в органах государственной власти, которые и в настоящий момент являются ориентиром для других регионов.

АИС «Проектное управление» функционирует в Белгородской области c октября 2013 года. За это время к системе подключены не только сотрудники Администрации Губернатора Белгородской области, но и проектные офисы муниципальных образований, государственные и муниципальные предприятия, заинтересованные лица, произведены доработки и улучшения АИС в том числе связанные с развитием нормативной и законодательной базы.

АИС «Проектное управление» — мощный инструмент помогающий совместной работе над проектами тысячам территориально удаленным пользователям. Система охватывает полный жизненный цикл проекта, от рассмотрения инициативной заявки, до отправки завершенного проекта в архив. В системе ежедневно регистрируют проекты со всевозможной тематикой. Единовременно на этапе непосредственной реализации находятся более 1000 проектов.

Мы активно развиваем систему в соответствии с изменяющимися потребностями заказчиков и обновляющейся нормативной базой. Благодарим наших коллег из администрации губернатора Белгородской области за вклад в развитие АИС «Проектное управление»!

2. Администрация городского поселения “Город Россошь”

Дата внедрения системы в эксплуатацию: 2016 г.

Число пользователей: 50

Зарегистрированных проектов: 40 (пилотный период)

 

В 2016 году администрация городского поселения «Город Россошь» приняла решение о поэтапном внедрении принципов проектного управления в свою деятельность. Один из этапов — выбор и внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП), в качестве которой выступила АИС «Проектное управление».

Внедрение ИСУП в г. Россошь потребовало несколько рабочих дней. Наши специалисты выполнили установку и локализацию системы «Проектное управление» с учетом терминологии, принципов и положений местной нормативной документации в сфере проектного управления. Обучение пользователей, вовлечённых в этап реализации пилотных проектов, заняло всего один день.

В Россоши продолжается активное развитие методологической и нормативной базы осуществления проектной деятельности, в том числе с использованием ИСУП, что, в свою очередь, формирует вектор развития для нашей системы. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

3. Белгородский государственный национальный исследовательский университет

Дата внедрения системы в эксплуатацию: 2017 г.

Число пользователей: более 17000

Зарегистрированных проектов: за 4 года эксплуатации - более 18000

 

Автоматизированная информационная система «Электронный проектный офис» НИУ БелГУ (АИС «ЭПО») позволила автоматизировать процессы управления проектами в университете.

Организационная структура АИС «ЭПО» включила в себя: проектный офис; исполнительные органы; учреждения и структурные подразделения, подведомственные исполнительным органам; должностные и иные физические и юридические лица; сторонние организации, задействованные в проектной деятельности или в выполнении отдельных задач в АИС «ЭПО»; общественно-деловые советы; экспертные группы.

В результате внедрения системы пользователи получили инструменты для удобного и прозрачного ведения проектной деятельности, начиная подготовкой документов по итогам заседания ректората и регистрацией нового проекта в АИС «ЭПО», заканчивая оценкой экономической эффективности/успешности и подготовкой документов о завершении проекта.

А такие промежуточные этапы, как например, планирование бюджета в разрезе источников, формирование команды проекта, контроль сроков, подготовка плана-графика проекта, формирование трудозатрат команды проекта и расчет мотивации - позволили учесть все нюансы управления проектами НИУ БелГУ и реализовать полный жизненный цикл проектов в системном формате.

4. Правительство Рязанской области

Дата внедрения системы в эксплуатацию: 2020 г.

Число пользователей: 1900

Зарегистрированных проектов: в первый год использования внесен 21 ведомственный проект, с использованием системы зарегистрировано 8 проектных предложений

 

В 2020 году на базе платформы Motiware Melody One создана региональная государственная информационная система Рязанской области «Управление портфелями, программами и проектами», обеспечивающей поддержку проектной деятельности в органах государственной власти Рязанской области.

В течение 100 дней проводились работы по проектированию и разработке функциональных возможностей, подготовке пользователей и проведению опытной эксплуатации системы. В результате, благодаря внедрению системы, решены задачи:

- повышения эффективности и качества реализации проектов на территории Рязанской области за счет обеспечения команд проектов актуальной, полной и достоверной информацией;

- целостного понимания всеми участниками методологии, целей, результатов и содержания реализуемых или планируемых проектов и государственных программ;

- обеспечения высшего должностного лица субъекта и иных должностных лиц актуальной аналитической отчетностью о ходе реализации проектов на территории Рязанской области;

- улучшения взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных организаций с гражданами, бизнесом в части инициации и реализации проектов;

- обеспечения всех участников проектной деятельности удобными средствами и инструментами управления проектом;

- снижения трудозатрат и сроков формирования планов и отчетности по проектам;

- упрощения мониторинга хода реализации проектов путем сокращения временных затрат на подготовку и анализ отчетных данных;

- формирования прозрачной, удобной базы нормативно-правовой и регламентирующей документации по управлению проектной деятельностью, в т.ч. обеспечивающей унификацию управленческих процедур;

- накопления аналитических данных и применение информации о полученном опыте в рамках управления проектной деятельностью.

Государственная информационная система Рязанской области «Управление портфелями, программами и проектами» непрерывно развивается с учетом пожеланий заказчика и изменений нормативно-правовой базы в рамках проектной деятельности. Гибкие возможности платформы Motiware Melody One позволяют управлять возможностями системы в нужных для пользователей направлениях.