Легкая автоматизация управления бизнесом
и государственными организациями

Документооборот и автоматизация бизнес-процессов

 

На базе платформы Motiware Melody One возможно создание системы электронного документооборота, воплощающей в себе потребности в автоматизации процессов делопроизводства как небольших коммерческих компаний, так и крупных холдингов с разветвленной структурой или организаций госсектора. Платформа Melody обеспечивает надежное функционирование и гибкие настройки конфигурации СЭД, адаптированной под специфику конкретного заказчика.

Экономия рабочего времени до 60%

экономить рабочее время и повысить производительность труда персонала

Рост производительности труда на 20%

Единое информационное пространство избавляет от бумажной волокиты и оптимизирует взаимодействие персонала.

Ускорение документооборота в 20 раз

сократить время передачи документов между подразделениями

Эффективный контроль бизнес-процессов

ускорить процесс принятия решений по документам и эффективно контролировать их исполнение

Цели создания:

  • сократить время передачи документов между подразделениями;
  • экономить рабочее время и повысить производительность труда персонала за счет:
    • быстрого поиска необходимой информации;
    • автоматизации подготовки отчётов и анализа данных в различных разрезах;
    • использования инструментов совместной работы в системе, даже если сотрудники территориально удалены друг от друга;
  • ускорить процесс принятия решений по документам и эффективно контролировать их исполнение;
  • обеспечить строгое соблюдение регламентов, правил и законов по ведению делопроизводства;
  • создать более эффективные коммуникации между структурными подразделениями и внутри подразделений;
  • оперативно контролировать сроки исполнения и согласования документов;
  • увеличить прозрачность работы с документами;
  • исключить риски потери и дублирования документов;
  • формализовать деятельность и повысить взаимозаменяемость сотрудников;
  • работать с документами в любом месте вне офиса при наличии подключения к сети Интернет.

Для облегчения и ускорения процедуры создания документов в системе используются следующие инструменты:

  • автоматическое формирование регистрационного номера документа на основании подготовленных шаблонов регистрационных номеров;
  • создание документа на основе уже существующего, с автоматическим заполнением полей по заранее настроенным правилам;
  • установление связей (ссылок) на ранее зарегистрированные документы, автоматическое создание встречных связей;
  • создание документа по шаблону (используется для оперативного создания однотипных документов);
  • возможность автоматической проверки на уникальность с целью исключения дублирования документов;
  • заполнение реквизитов документа значениями из справочников;
  • ведение древовидных (иерархических) справочников, в том числе номенклатуры дел;
  • контекстный поиск в полях регистрационной карточки;
  • контроль правильности заполнения полей и выдача предупреждений в случае ошибки;
  • вычисление сроков исполнения и согласования документов с учётом календаря рабочего времени;
  • автоматическое заполнение полей предопределенными значениями.

Карточка входящего документа:

Карточка внутреннего документа:

  • прикрепление к регистрационной карточке документа неограниченного количества файлов любых форматов;
  • интеграция с офисными пакетами (Microsoft Office, OpenOffice и LibreOffice). Возможность редактирования файлов без их промежуточного сохранения на жесткий диск компьютера и повторной загрузки в систему. Файл открывается в приложении, с которым он ассоциирован на компьютере пользователя;
  • поддержка версионности файлов;
  • система позволяет использовать возможности SharePoint для организации совместного доступа и редактирования файлов, прикрепленных к карточкам документов. Пользователи имеют возможность открыть файл для редактирования непосредственно из карточки документа. Изменения, внесенные различными пользователями, сохраняются в файле, прикрепленном к карточке документа;
  • автоматическое создание новой версии файла после завершения редактирования его содержания;
  • отображение прикрепленных к документу файлов в виде иерархического дерева;
  • просмотр содержания файлов встроенными средствами системы;
  • прикрепление файлов в карточку документа со сканера через интерфейс системы. Система предоставляет возможность быстрого запуска сканирования непосредственно из карточки документа. Полученный файл со скан-копией документа прикрепляется в соответствующее поле сразу после завершения сканирования;
  • подписание файлов электронной подписью.
  • создание резолюции и подчиненных резолюций, уточняющих порядок исполнения документа, неограниченной вложенности и разветвленности;
  • постановка документа на контроль и снятие с контроля при создании резолюций;
  • отправка отчётов о выполнении резолюций, завершение исполнения и возврат резолюций на доработку.
  • согласование и визирование может происходить параллельно (одновременно), последовательно или комбинированно. Жизненный цикл документа задается маршрутной схемой. Возможно формирование произвольного состава участников рассмотрения — при создании документа или в процессе его согласования;
  • возможность массового согласования документов;
  • выбор согласующим ветки маршрутной схемы, по которой должно выполняться согласование (при использовании разветвленных маршрутных схем с многовариантными сценариями согласования);
  • возврат документа на доработку автору. Возврат документа с доработки в произвольную точку маршрутной схемы (с начала схемы, в ту же точку, с новой схемой);
  • возможность исключать из рассмотрения любые блоки маршрутной схемы при создании нового этапа рассмотрения документа;
  • возможность сохранения замечаний каждым согласующим и автоматическая фиксация этих замечаний в листе согласования;
  • просмотр в форме регистрационной карточки документа листа согласования. Вывод на печать формы регистрационной карточки документа и листа согласования документа.
  • индивидуальная для каждого пользователя настройка видимости, порядка, сортировки и ширины колонок таблицы со списками документов;
  • возможность группировки документов по типу документа, дате регистрации, контрагенту и любым другим реквизитам;
  • группировка документов в пунктах и подпунктах меню с динамическим подсчетом количества объектов в каждом разделе помогает пользователям оперативно реагировать на события и вовремя принимать решения.
  • делегирование полномочий позволяет передавать часть своих задач по документам доверенным лицам (заместителям и секретарям) по заранее настроенным правилам;
  • возможность замещения другого пользователя в течение определенного времени (в случае ухода в отпуск или на больничный) или на постоянной основе.
  • наличие механизма оповещений и напоминаний по электронной почте и текстовым телефонным сообщениям (SMS), настраиваемого как массово, так и индивидуально для каждого пользователя;
  • возможность настройки событий, при наступлении которых должны отправляться оповещения.
  • система хранит данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним: от регистрации до перевода в архив. Система отчётности позволяет на основании этих данных получать аналитическую информацию, которая может быть использована для принятия важных управленческих решений;
  • встроенный конструктор отчётов позволяет создавать в системе отчёты любой сложности;
  • хранение файлов произвольного формата в структурированных папках с разграничением прав доступа к ним;
  • автоматическое формирование библиотеки документов на определенных этапах жизненного цикла документа, например, при совершении операции “Опубликовать”.
  • полнотекстовый поиск документов, пользователей, записей справочников и других объектов системы по учётным реквизитам и содержимому файлов. Поиск выполняется с учётом морфологии русского языка;
  • параметрический поиск документов по реквизитам и их произвольному сочетанию;
  • контекстный поиск в полях документов.
  • протоколирование действий пользователей;
  • работа по защищенному протоколу HTTPS;
  • использование электронной подписи;
  • разграничение прав пользователей к объектам и функциям системы.
  • отображение структуры данных в виде дерева с неограниченной вложенностью и разветвленностью: подразделения и пользователи, справочники, регистрационные карточки документов, шаблоны;
  • гибкие настройки нумерации документов;
  • настройки маршрутных схем движения документов;
  • настройки политики информационной безопасности;
  • настройки порядка и видимости пунктов меню;
  • настройки календарей рабочего времени;
  • настройки правил замещения;
  • настройки прав и ролей;
  • возможность миграции данных из смежных систем и интеграции с другими программными продуктами.
  • встроенный редактор бизнес-процессов позволяет поддерживать жизненные циклы документов и иных объектов, настраивая маршруты движения любой сложности;
  • система поддерживает разработку и модификацию бизнес-процессов, в том числе с использованием нотации BPMN;
  • редактор позволяет не только создавать и модифицировать модели бизнес-процессов, но и отслеживать процесс их выполнения для конкретных документов.

Заказать полную презентацию или попробовать демо можно, заполнив небольшую форму:

Нажимая кнопку "Отправить", даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". Мы гарантируем конфиденциальность.

Платформа Motiware Melody One — гибкое, надёжное и производительное решение для быстрой разработки и внедрения корпоративных веб-приложений с учетом индивидуальных требований.

На платформе Melody реализованы типовые информационные системы, которые легко адаптировать под конкретные проекты. Melody одинаково хорошо помогает повысить эффективность работы как в небольших компаниях, так и в крупных структурах с множеством филиалов и подразделений. Интуитивно понятный интерфейс дает возможность практически сразу начать работу с системой, не отвлекаясь на обучение. Система адаптирована для работы с мобильными устройствами и в равной степени удобна для пользователей любой операционной системы.

Для решения узкоспециализированных задач платформа Melody позволяет быстро создавать приложения «с нуля». Гибкие настройки всех объектов системы помогают учесть нюансы и особенности бизнеса, получив в итоге продукт, идеально подходящий для решения любых задач.

При разработке системы мы задействовали опыт квалифицированных специалистов, накопленный за много лет работы в области автоматизации бизнеса и пожелания тысяч наших клиентов из самых разных отраслей.

Типовые решения

Ок

Inline - modal window